Chi vede cosa: ruoli e permessi, in chiaro

Attorno alla sicurezza di un'azienda ruotano quattro figure che non si somigliano affatto: chi l'azienda la dirige, il consulente che ne segue gli adempimenti, il medico competente e l'RSPP. Lavorano sulle stesse persone e spesso sugli stessi documenti, ma hanno bisogno di vedere cose diverse — e alcune non devono proprio vederle.

Il modo sbagliato di risolverlo è quello che si trova più spesso in giro: ognuno tiene il suo archivio. Funziona nel senso che nessuno vede il di più, e non funziona in tutto il resto, perché le quattro copie divergono entro il primo mese.

Il permesso non è una tendina

L'errore concettuale più comune è trattare i permessi come un'impostazione da spuntare per ogni utente. Sembra flessibile e diventa ingestibile: dopo un anno nessuno sa più perché una certa persona veda una certa pagina, e nessuno osa togliere la spunta per paura di rompere qualcosa.

Un accesso è affidabile quando discende da un fatto, non da una configurazione. Il fatto, qui, è il collegamento fra il professionista e l'azienda: quel medico segue quell'azienda, quindi vede i suoi dipendenti. Non c'è una seconda lista da tenere allineata, perché la lista è quella.

La conseguenza pratica è che il controllo vale ovunque, comprese le pagine che nessuno ha ancora aperto. Se un accesso si nega solo nascondendo un pulsante, si sta contando sul fatto che nessuno provi a scrivere l'indirizzo a mano.

Poi c'è il ruolo dentro l'azienda

Un'altra cosa sono i ruoli dei dipendenti: datore di lavoro, preposto, addetto antincendio, e la lista continua. Non decidono chi vede cosa nel gestionale — decidono quali obblighi scattano su quella persona: quale formazione, con quale periodicità, quale nomina va conservata.

Due di questi ruoli hanno uno statuto speciale: datore di lavoro e socio/amministratore. Sono ruoli che l'azienda ha per struttura, non per scelta organizzativa, e per questo in Konnexa sono protetti — non si cancellano per sbaglio riordinando l'anagrafica dei ruoli. È una precauzione noiosa che si capisce solo la volta in cui evita il danno.

Il caso che mette alla prova tutto: il dipendente che cambia mansione

Finché nessuno si muove, qualunque sistema sembra corretto. La prova vera è un operaio che diventa preposto a marzo.

Da quel momento: gli servono corsi che prima non gli servivano, con una scadenza nuova; una vecchia nomina non ha più senso; il medico competente potrebbe dover rivedere la sorveglianza sanitaria. Tre conseguenze in tre posti diversi, da un solo cambiamento.

Se le tre cose vanno aggiornate a mano da tre persone, due su tre non succederanno — non perché qualcuno sbagli, ma perché nessuna delle tre sa cosa è cambiato per le altre. Se invece la mansione è un dato solo e gli obblighi ne discendono, cambiarla è un'azione sola e il resto si aggiorna da sé.

Quello che si ottiene

Un archivio solo, con quattro modi di guardarlo. L'azienda vede i suoi dipendenti per intero. Il consulente vede le aziende che segue. Il medico e l'RSPP vedono la loro parte delle aziende che seguono, e nient'altro.

Nessuno esporta niente per passarlo a qualcun altro — che poi è il momento in cui i dati delle persone smettono di essere sotto controllo e cominciano a vivere dentro allegati di posta che restano lì per anni.

Se il tuo problema è più a monte — le scadenze che nessuno presidia — comincia da qui.