Venti aziende, un solo posto dove guardare

Chi progetta un gestionale immagina un utente che apre l'azienda, fa quello che deve fare e chiude. Chi lo usa davvero, se fa il consulente, apre la prima azienda alle otto e mezza e l'ultima alle sei, e nel mezzo ci passa venti volte.

Il tempo che si perde non è dentro le singole operazioni. È negli spostamenti fra un'azienda e l'altra: ritrovare il cliente giusto, ricordarsi a che punto si era, riconoscere in che schermata ci si trova adesso. Sono cinque secondi alla volta, e non contano niente. Il problema è che ne fai duecento al giorno.

Il cambio di contesto ha tre costi, non uno

Il primo è quello ovvio: i clic. Torna alla lista, cerca, entra, ritrova la sezione.

Il secondo è più subdolo ed è mentale. Ogni volta che cambi azienda devi ricaricare in testa chi è: quanti dipendenti ha, quali documenti mancavano, se la scadenza del mese scorso è stata chiusa. Se la schermata non te lo dice, te lo ricordi tu — e ricordarselo per venti aziende non si può.

Il terzo lo scopri dopo: è l'errore da azienda sbagliata. Caricare un attestato nel fascicolo del cliente accanto è un attimo, quando le due pagine sono identiche e l'unico segno che le distingue è un nome scritto piccolo in alto. Non è distrazione: è un'interfaccia che non ha reso evidente dove ti trovi.

Cosa deve fare uno strumento che sa di essere usato così

Tre cose, e sono tutte poco appariscenti:

• dirti sempre dove sei, in modo che si veda senza doverlo cercare — il nome dell'azienda dove guardi già, non in una briciola grigia;
• portarti dentro con lo stato già addosso: aprendo un cliente devi vedere subito cosa manca e cosa scade, non una schermata vuota da cui ricominciare a navigare;
• non farti uscire per rientrare. Se stai lavorando sui dipendenti di tre aziende, passare dalla prima alla seconda deve costare un'azione, non cinque.

La quarta, quella che nessuno chiede ma tutti si aspettano: non farti vedere mai i dati di un'azienda che non è tua. Non è un dettaglio di sicurezza da addetti ai lavori — è la ragione per cui un cliente accetta che i suoi documenti stiano nello stesso posto di quelli di altri diciannove.

Come funziona in Konnexa

Il collegamento fra consulente e azienda è esplicito: ogni azienda ha i suoi professionisti collegati, e da quella relazione dipendono due cose insieme — l'elenco che vedi e i permessi che hai. Non sono due meccanismi separati che qualcuno deve tenere allineati a mano; è lo stesso, per cui una pagina che non ti compete non è nascosta, semplicemente non ti si apre.

Sopra a questo, la dashboard è pensata per essere il punto di ritorno: le aziende in elenco, lo stato di ciascuna a colpo d'occhio, le scadenze in arrivo di tutte insieme invece che una alla volta. La domanda a cui deve rispondere non è "cosa c'è dentro questo cliente", ma quella con cui comincia davvero la giornata: "di chi mi devo occupare oggi?"

Le scadenze sono l'altra metà del problema: ne parliamo qui.